会議が長いを劇的改善！できる会議の進め方｜即効10テクニック｜無駄な会議を短く有意義な会議にするテクニック

意味のある会議ならいくら長くても良いけど、会議ならぬ報告会な会議ほど無駄なものはありません。 長い会議を短く有意義にするテクニックをいくつか紹介しますので、毎日の会議に取り入れて見てください。

会議が長いのは時間の単位が長いから：（１）時間の単位を15分にする

打ち合わせの時間や会議、商談の時間など、あなたはどのぐらいの単位で考えていますか？

この時間の単位というのが、会議を短くする上で非常に重要になってきます。 というもの、たいていの会社は1時間単位で会議室を借りていることだと思います。短くて30分単位ではないでしょうか。

「1時間時間とれないと、話し合いができないよ」なんて言っているようじゃ、会議を短くすることなんてできません。

そして、話し合いは1時間という無駄な概念を捨て去ってください。

私の知っている会社は、会議だけではなく行動予定表を15分にしたところ、非常に効率が上がったそうです。

単純に、1時間単位で動いていると、どう頑張っても1日8回しか会議ができないわけですね。

それが、15分になると32回分、実に4倍の打ち合わせが可能となるのです。

会議が長いのは無駄な報告をするから：（２）報告会はしない

会議ではなくて報告会です。会議の8割は占めているというあれです。 「○○部からの連絡事項は○○でした。」という資料を見たら分かるような内容は話さないようにしてください。

でも中々辞められませんよね。その理由はいたって簡単。 話すことが無いため「報告」をしているのです。

1時間の会議という概念があるため、自分の持ち時間がたくさんあり、短い内容＝悪い内容と捉えてしまうのです。 これが、15分しかないとしたら、かなり掻い摘んで重要な所だけを話すようになりますよね。

つまり、時間の概念が変わることで、話す内容までもが変わってしまうのです。

会議が長いのは資料が沢山あるから：（３）会議の資料を作りこまない

会議の資料を作るだけでかなり時間がかかっていませんか？

会議も長いのに、資料作りもさらに長い。はっきりいって無駄です。 やたらカラフルな資料だったり、やたら文字が多かったり様々な資料がありますが、正直どれも見にくい。

会議資料に求められるもの、それはずばり分かりやすさです。文字数なんて少なくて良いんです。 数字の羅列は最たるもの。売上が減少傾向にあり、理由はこれこれと書くだけで伝わりますよね。

それに、各部で同じような資料を作っていることも多々見受けられます。 その資料、同じよう内容がたくさんあり、報告も同じような内容になっている。

だから、眠くなるし、無駄に長くなるんです。

会議資料は作りこまないを徹底するだけで、よりシンプルな見やすい資料になるはず。

さらに、フォーマットを統一することをお勧めします。

A4だったり、A3だったり、混合だったりすると、資料として見にくいため、資料迷子になってしまったことないでしょうか。 この「資料迷子」にならないためにも、フォーマットは統一し、どこに何が書いてあるかをすぐに把握できるようにしてください。

会議が長いのは資料を会議中に資料を配るから：（４）事前に資料を配る

当たり前のことですが、事前に資料を配る方が遥かに効率的に時間を使えます。 資料とまったく同じことを、口頭で説明されるより、見た方が早いのです。

あなたは事前に資料を確認することで、気になる疑問点をあらかじめ考えておくのです。 事前に目を通し、疑問点を頭に浮かべておくことで、共通認識をもちつつ会議の場に臨むことができるのです。

そして説明無に、いきなり質問から入ることができます。 「○○部の報告を見ましたが、この点が疑問なので教えてください。」なんて始まり方ができればベスト。

この状態からスタートするために、必ず事前に資料を配りさらには目を通す習慣をつけてください。

会議が長いのはファシリテーターがいないから：（５）ファシリテーターを必ず置く

会議のファシリテーターって、どのように決めていますでしょうか。 持ち回りせいだったり、管理部がやったりと様々でしょうが、会議の場には必ずファシリテートする人が必要です。

もしかしたら、ファシリテーター自体を置いていない会議だってあるかもしれません。

会議の時間配分は、このファシリテーターにかかっているといっても過言ではありません。 それだけ重要な仕事なのです。

ファシリテーターを置かない会議など、ただの烏合の衆です。各自が自由に言い合って決定事項のないまま時間だけが過ぎ去っていく――。 そんな会議にしないためにも、ファシリテーターは会議の場をコントロールするのです。

ちなみに、ファシリテーターになった人は、ファシリテートに徹するようにしてください。 ファシリテーターが暴走してしまうと、それこそ収集がつかなくなってしまいますので、時間配分と意見の要約だけに集中するようにしてください。

会議が長いのは時間を決めていないから：（６）各自の持ち時間を決めておく

あらかじめ、それぞれに5分程度の持ち時間があると伝えてください。 時間配分無しで話をしてしまうと、長く話さなきゃという気持ちが高まり、際限なく話をしてしまいます。

人は何分という単位を出されると、それに合わせようとする意識が芽生えます。 その意識に訴えかけることで、ファシリテートしやすい会議になるのです。

コントロールができる会議は時間配分にありです。

会議が長いのは頭が働いていないから：（７）会議はすべて午前中に終わらせる

午前中というのは、一番脳が活性化しているとき。この時を狙って会議を行うようにしましょう。 午後になればなるほど、だらだらとした会議になりがちです。

というもの、夕方～夜にかけては比較的時間の融通が利くため、無駄に話し込んでしまいます。 朝は忙しいからこそ、時間を有効活用したいという心理が働くのです。

それに、お昼ご飯を食べてしまうと眠くなったり、まったりしてしまうので、午前中に決めごとはすべて行うのが良いでしょう。

お昼までという制約を付けることで、良い意見が出やすい環境を整えてあげましょう。

会議が長いのはコスト意識が無いから：（８）出席者の時間給を書く

会議をするにも、見えないところでコストがかかっています。 重要な案件になればなるほど、そのコストは跳ね上がっていきます。

人件費というあまり目に見えないコストを、会議の場で見える化することで「時間＝お金」という概念を植え付けるのです。

実際、某外資系会社がこれを導入したところ、会議が短く、決議ができるようになったそうです。

売上ばかりに目がいってしまいますが、単純に会議を1時間節約できれば、ウン十万単位でコストを抑えることができますので、 売上換算だと、10倍～15倍の売上を上げたことと同じ意味を持つのです。

この会議を行うことによるコスト意識を改革することで、有意義な会議は実現できると思います。

会議が長いのは決まらないから：（９）会議を決議の場にする

決議の場として会議を定義付けることで、時間を短縮することができます。 会議で内容が決まらないから、また会議を開いてしまうのです。

それに、決議権が会議にあることで、出席者たちは真剣に議論をするようになります。 適当な参加者がいないため、実際には会議が早くなり、より有意義にできるのです。

この”決定の場”にしない場合、ただ意見を言うだけいって、話が拗れる。 そして、再度同じ議題を来週の会議に…というパターンをよく見かけます。

こんな状態だと、何時間やってもそのままの状態ですから、それこそ無駄な会議になってしまいます。

その他、大事なことは会議の場で決めたことは、覆さないことです。

これが覆ってしまうと、いつまでたっても、会議の場＝決定の場になりませんので、必ず守るようにしてください。

会議が長いのは参加者意識がないから：（１０）参加者それぞれが参加するための努力をする

当たり前のことですが、参加者それぞれが参加する努力をしないと、早くて良い会議にはなりえません。 会議はみんなで作り上げるものです。

一人でもベクトルの方向が違う人がいると、早く終わるものも早く終わりません。

ちなみに、このベクトルというのは、会社の方針とかではなく「会議を早く終わらせる」会議を有意義なものにする」というベクトルです。

それぞれが共通意識を持つことで、さらに有意義な会議になることは間違いありません。 また、会議が長くても充実を味わうことができると思います。

何かを決めるために、意見をぶつけ合った結果、終わらない場合はも多々ありますが、 ベクトルを合わせておくだけで、ずいぶんと気分が変わるものです。

長い会議を早く終わらせるには（まとめ）

それぞれ一つでも実践することで、必ず会議としてはレベルアップを果たせます。 まずは最初の一歩を踏み出してみてください。

そして、会議の時間を節約し、より自分の仕事ができるようにしていきたいものです。